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Management visuel : la méthode incontournable pour réussir vos projets IT ?

Le management visuel est devenu un outil incontournable pour un grand nombre d’activités, notamment, pour les projets informatiques. Les outils se multiplient et la demande opérationnelle grandit. Mais, avant de se lancer, il est nécessaire de cerner correctement le sujet en se posant quelques questions :

  • Quel problème est-ce que je veux résoudre ?
  • Quel management visuel peut m’aider ?
  • Quelles en sont les limites et comment le mettre en œuvre ?
  • Faut-il être digital ? Peut-on être digital ? Quel outil ?

Les deux vertus essentielles du management visuel

La première, et la plus évidente, concerne le travail collaboratif. Ce sujet a été travaillé depuis longtemps et nous savons aujourd’hui que travailler côte-à-côte pour créer le planning d’un projet, ou même définir le produit lui-même, face à un panneau accroché à un mur va faciliter la créativité grâce à la confrontation positive des idées et des besoins, le respect des membres de l’équipe entre-eux, le partage de l’information, pour aboutir à des résultats de meilleure qualité et, au final, un meilleur engagement de chacun.

La seconde est dans son nom : visuel. L’idée est de montrer et de faire remonter différents aspects du projet, à l’équipe

  • le produit que l’on cherche à fabriquer
  • les objectifs du projet, mesurables et atteignables
  • la quantité de travail, faite et à faire
  • l’avancement du projet, par rapport aux jalons clients
  • ce qui va et ce qui ne va pas, les réussites et les problèmes

Un management visuel : c’est quoi, dans la pratique ?

Dans le contexte de cet article, un management visuel est un outil pour une équipe, que ce soit une Dev Team Scrum ou une équipe de direction. C’est même un outil interne à l’équipe. Si vous rencontrez des problèmes de reporting ou de gestion documentaire, ce n’est définitivement pas la solution. Bien sûr, un management visuel pourra servir à communiquer vers des personnes extérieures à l’équipe, mais c’est un bonus, simplement parce qu’il est visible de tous, simple à comprendre et qu’il est à jour.

Plutôt que de chercher une définition fatalement incomplète, nous pouvons essayer de dégager des caractéristiques générales :

  • Un management visuel appartient à une équipe. Pas au manager de l’équipe, ni au responsable de l’amélioration continue.  
  • Tous les membres de l’équipe doivent s’y retrouver et pouvoir y participer
  • Il est en évolution permanente pour coller au contexte de l’équipe
  • Il sert de support au Daily Meeting de l’équipe, l’enrichit et le dynamise
  • Il se construit, se lit et se met à jour debout, en équipe
  • Il expose toute l’information utile à l’ensemble de l’équipe, de façon synthétique
  • Il met en évidence la quantité de travail et son avancement
  • Il montre les réussites et les problèmes
  • Il est totalement public, sans censure d’aucune sorte
  • Il est lisible et compréhensible par n’importe qui, même en dehors de l’équipe

Concrètement, un management visuel pourra prendre de multiples formes, sans aucune limite connue. On peut citer quelques exemples classiques :

  • Une Story map
  • Un tableau ToDo-OnGoing-Done de Scrum
  • Un pilotage du flux des dossiers à traiter dans un service
  • Une Obeya de projet 
  • Les KPI de pilotage d’une entreprise ou d’un département
  • Le suivi et le pilotage d’une stratégie Lean 5S
  • etc…

Comment démarrer ?

Pour démarrer, le plus simple est de faire appel à quelqu’un qui a déjà une bonne expérience. Cela peut-être un collègue qui pratique déjà, ou un expert extérieur comme un coach lean ou agile ou simplement un consultant maîtrisant ce sujet. Dans tous les cas, le plus important sera de ne pas se faire imposer les modèles d’un autre, mais bien de capter les bonnes pratiques pour les appliquer à l’activité de l’équipe. Et c’est à l’équipe de construire son management visuel. Quelques conseils :

  • Commencez tout de suite ! Do – Inspect – Adapt comme disent les agilistes
  • Accrochez-vous, revenez-y chaque jour avec un Daily Meeting qui s’appuie dessus
  • Chaque jour, quelque chose doit bouger dans votre management visuel : cela vous donne la granularité des éléments à suivre
  • Restez simples dans les codes et cherchez l’universalité
    • 1) limitez le nombre de couleurs – évitez la surcharge visuelle
    • 2) définissez des standards compréhensibles par tous et affichez-les
  • Basez-vous sur des modèles éprouvés en les adaptant à vos besoins
  • Faites-en sorte qu’il soit beau et attirant, qu’il donne envie d’y aller voir

A moins que l’équipe ne soit rompue au management visuel, construisez-le en présentiel, lors d’un atelier, et faites le tourner “papier” le temps de le consolider. Ensuite seulement envisagez de le digitaliser.

La digitalisation, une transformation délicate

La Digitalisation est une étape qu’il convient aussi de préparer sérieusement. Le risque majeur étant de diminuer l’impact et la qualité de votre management visuel, surtout dans un contexte de télétravail !

On peut aujourd’hui identifier 4 grandes classes d’outils :

  • Les très grands publics, comme Trello.
    Destinés à des tableaux très simples, voire des listes de tâches, ils sont disponibles en ligne via PC, tablettes ou smartphones et parfois même  gratuits en usage non commercial. Destiné aux très petites équipes sur des sujets simples.
  • Les logiciels plus professionnels comme JIRA, Asana.
    Issus de bug tracker ou autres outils de gestion de projet, ce ne sont pas des outils de management visuel à proprement parler, mais ils proposent des fonctions qui s’en rapprochent (tableaux Kanban ou Scrum). Souvent implantés dans les DSI, ils peuvent supporter des équipes importantes, le plus souvent en contexte agile, sur des sujets moyens à grands.
  • les logiciels dédiés au pilotage des flux comme Kanban Tool, Kanbanize
    Dédiés à des tableaux style kanban ou plus précisément à des flux tirés, ils proposent une bonne qualité visuelle mais sont souvent limités à cette activité. Destiné à des équipes qui travaillent en flux.
  • les outils spécialisés “whiteboard”, comme iObeya, Ubikey, Jamboard
    Permettant tout type de management visuel (Obeya, Kanban, KPI, Story Mapping, Lean Canvas, etc…), ils sont tout public, tout domaine. Certains ne proposent qu’un tableau blanc quand d’autres arrivent avec beaucoup de fonctions élaborées et des modèles aboutis. Enfin, attention car ils peuvent embarquer du matériel dédié et générer des coûts très importants.

On le voit, le choix est large et les périmètres d’actions très différents. Et c’est bien normal puisque le management visuel n’a pas de limite en soi. On ne le répètera jamais assez, il est indispensable de bien définir ses besoins avant de choisir un outil. Dans notre cas, il est important de connaître ses cas d’usage avant d’investir.

Et le meilleur moyen de les connaître, c’est par l’expérimentation et la découverte.

Alors, vous commencez avec quelle équipe ?


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