Un DSI a toujours la volonté d’investir ‘juste’ et d’avoir un niveau de coût de ses services et projets correspondant au niveau de performance attendu par ses utilisateurs. Partant de ce constat, Devoteam et son partenaire ServiceNow ont réalisé un webinar* il y a quelques mois pour explorer la suite IT Business Management de ServiceNow afin de calculer et optimiser le Total Cost of Ownership de vos applications et d’en maximiser les bénéfices.
ServiceNow, avec sa suite IT Business Management, lui permet d’adresser ces 2 sujets :
- en prenant ses décisions d’engagement et d’investissement par rapport aux besoins et priorités de ses clients,
- en pilotant au plus près le TCO de ses applications dans ses activités Run et Build.
La plateforme ServiceNow présente une valeur ajoutée unique dans sa capacité à tracer les services et projets produits par la DSI pour le compte de ses clients, au sein d’un seul référentiel.
Pourquoi et pour quoi ?
Le TCO (Total Cost of Ownership ou Coût Total de possession) est une notion financière permettant de mettre en valeur les coûts :
- d’acquisition : ce sont toutes les dépenses nettes (exclusion des remises, ristournes, rabais, et autres remises financières/commerciales) inhérentes à l’achat d’un matériel ou service ;
- de maintien en conditions opérationnelles : ce sont toutes les dépenses nettes nécessaires pour utiliser, maintenir à jour/en service, un matériel ou service ;
- de sortie ou mise au rebut : ce sont toutes les dépenses nettes (exclusion de l’éventuel prix de vente du matériel/service revendu) nécessaires pour la sortie ou mise au rebut du matériel/service.
Ces coûts, importants de par leur nature, figurent, pour la plupart, au plan budgétaire de la Direction des Systèmes d’Information mais il est souvent difficile de suivre sa consommation.
La notion de Total Cost of Ownership (TCO) permet donc d’avoir une meilleure maîtrise des coûts directs (inhérents directement au matériel/service) et une meilleure visibilité des coûts indirects (rattachés au matériel/service en fonction de critères de répartition définis en amont).
Au travers de la meilleure visibilité et définition des coûts des matériels et services de la DSI, celle-ci est alors en mesure de prendre des décisions en alignant ses besoins et le budget qu’elle aura défini/obtenu. Cet indicateur permet également d’offrir une plus grande transparence dans les processus de construction budgétaire et d’arbitrage des dépenses à engager.
Le besoin d’avoir le TCO en visibilité permanente est aujourd’hui d’autant plus primordial que le patrimoine applicatif est très changeant et bien moins stable qu’auparavant, nécessitant souvent moins d’infrastructures et ayant plus recours aux licences d’utilisation cloud.
Evaluez le TCO de vos applications avec ServiceNow: quelles sont les bonnes pratiques ?
Dans les besoins exprimés par nos clients, des tendances et bonnes pratiques s’accordent pour définir le TCO comme un regroupement de 3 coûts principaux :
- RUN : ensemble des dépenses nécessaires aux activités de gestion courante des matériels / services mis à disposition ;
- BUILD: ensemble des dépenses nécessaires aux activités d’introduction de nouveaux matériels / services ;
- INFRA: ensemble des dépenses nécessaires à la constitution / consolidation des structures permettant de supporter à la fois les activités RUN & BUILD.
Ces coûts proviennent souvent de 2 sources principales :
- le Grand Livre Comptable : outil financier produit par les services comptables permettant d’avoir une vision claire de la santé financière d’une organisation. Ce document est produit à intervalles réguliers, dont un annuel a minima, et recense l’ensemble des charges et produits, ainsi que le patrimoine de l’entreprise. A partir de ce document, il est donc possible de recenser l’ensemble des dépenses nettes et de les répartir selon des critères de répartition à définir.
- la Plateforme ServiceNow : la plateforme dispose d’informations financières qui proviennent de différents modules : plans de coûts, plans de ressources, plans de bénéfices, lignes de dépense, saisie des temps utilisateur, etc. Ces coûts peuvent être (ou non) comparés à ceux qui sont remontés depuis le Grand Livre Comptable et donc de permettre d’identifier des écarts à traiter.
Suite à la remontée de ces informations, il est ensuite nécessaire de produire les différents indicateurs afin de répartir les coûts. Ces indicateurs quantitatifs doivent permettre de partager les coûts en fonction de l’utilisation ou de la consommation des matériels / services de manière à pouvoir :
- avoir une visibilité des coûts par ticket d’incident, par mise à disposition d’un ordinateur, …
- refacturer les services livrés à des entités externes, filiales, …
Ces indicateurs proviennent des différentes suites implémentées dans la plateforme ServiceNow :
- ServiceNow IT Service Management
- ServiceNow IT Business Management
- ServiceNow IT Operations Management
N’hésitez pas à visionner le replay de notre webinar* si vous souhaitez avoir plus de détails sur la solution que ServiceNow propose pour calculer et optimiser le Total Cost of Ownership de vos applications.
* Webinar présenté par Jorge de Araujo (Expert ServiceNow ITBM, Devoteam), Philippe Carbonne (Sales Manager BU ITBM, ServiceNow) et Mehdi Benni (Senior Solution Consultant, ServiceNow).
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