Centre de services partagés et d’adoption Office 365 : comment mener sa stratégie de transformation ?

Comment transformer les usages digitaux grâce à Microsoft Office 365 ?

 

Parce que la transformation digitale des entreprises est une nécessité, les sociétés cherchent à s’équiper d’outils pour répondre à l’évolution des besoins métiers et méthodes de travail. Dans le but d’augmenter leur performance et d’améliorer l’expérience client et l’expérience collaborateur, de nouvelles solutions numériques telles que les services Microsoft Office 365 peuvent être implémentées. Ces dispositifs instaurent des environnements de travail digitaux (Digital Workplace) qui permettent à leurs équipes de gagner en agilité et en mobilité tout en optimisant leur travail collaboratif. Ces solutions agissent dans la simplification des process, augmentent leur productivité et rendent l’expérience utilisateur optimale.

42 % des entreprises ayant entamé leur transformation digitale ont pu lancer de nouveaux métiers, produits ou services. (1)

Mais de nombreux outils existent sur le marché. Beaucoup peinent à atteindre leurs buts. Quelles en sont les principales raisons ?

Nous avons référencé trois principaux freins à l’adoption des usages digitaux

  • La résistance au changement
    Les outils digitaux sont souvent considérés comme longs et difficiles à implémenter. Les équipes résistent à s’adapter aux nouveaux usages, elles peuvent redouter le temps nécessaire à la prise en main.
  • Une organisation inadéquate
    L’entreprise n’est pas propice à l’adoption d’un Digital Workplace : structure pyramidale, pratiques managériales dépassées, manque de compétences en interne, non-reconnaissance des collaborateurs modèles et moteurs en matière de transformation digitale : les Millenials, etc.
  • La négligence du facteur humain
    L’implémentation d’un nouvel outil tel que Microsoft Office 365 apporte des changements dans l’entreprise qui ne sont pas uniquement d’ordre technologique. L’humain doit être placé au centre de la transformation du Digital Workplace. Les besoins des utilisateurs finaux, leurs attentes et leurs capacités doivent être cernés, mais aussi leur formation et leur accompagnement.

Le simple déploiement technique de solutions type Digital Workplace ne suffit pas !

– En 2018, 55 % des équipes interrogées souhaitent plus d’accompagnement dans l’appropriation des outils et dans la conduite du changement (contre 47 % en 2017). (2)
– D’ici 2020, la plus grande source d’avantage concurrentiel pour les organisations viendra de la capacité des collaborateurs à exploiter de manière créative les technologies digitales. (3)

Mettre en œuvre une évolution progressive des usages pour une adoption durable des outils

Pour assurer l’utilisation et la performance de Digital Workplace tel que Microsoft Office 365, une stratégie de transformation et de changement doit être mise en place sur le long terme au sein de l’entreprise. Au-delà de l’adoption immédiate des outils proposés, ce pilotage programme permet de générer une évolution progressive des usages des collaborateurs..

Dans cet objectif, un diagnostic de l’entreprise doit être établi. Sa maturité digitale, ses besoins métiers, ses dysfonctionnements, ses priorités sont observés. L’échange et la communication entre les personnes sont privilégiés. Tous les collaborateurs participent à un projet commun évolutif: leur implication, leur formation, leurs feedbacks sont indispensables. Ils leur permettent d’adopter plus volontiers leur nouvel environnement de travail.

Grâce à ce diagnostic, les nouveaux usages digitaux sont définis, expliqués, expérimentés puis leur utilisation peut être déployée à l’ensemble des services.

 

 

Le centre de service et d’adoption Microsoft Office 365: des experts IT, des ressources techniques adaptées et des méthodologies performantes

Pour réussir à faire évoluer ses usages digitaux, l’entreprise doit disposer des bonnes solutions, mais aussi des compétences et ressources nécessaires.

Le centre de service et d’adoption Microsoft Office 365 propose un programme de transformation adapté aux besoins et attentes spécifiques de chaque entreprise. En tant qu’intégrateur des solutions et partenaire business de Microsoft, Devoteam intervient auprès des entreprises clientes, dans la définition des usages digitaux adéquats et dans l’intégration des solutions les plus pertinentes et durables pour les utilisateurs.

À chaque étape de la transformation menant à l’adoption de Microsoft Office 365 et son écosystème, Devoteam déploie des ressources techniques adaptées, des méthodologies performantes et fait intervenir des experts spécifiques (coachs, développeurs, manager de la transition, experts en co-design, etc.).

 

Pour réussir l’implémentation d’un Digital Workplace performant, l’entreprise doit suivre une stratégie réfléchie et pertinente qui s’inscrit dans la durée. Au même titre que les équipes de Devoteam, le centre de service et d’adoption Office 365 l’accompagne dans sa tâche tout au long de sa transformation.

 

Sources :

(1) « Conseil en transformation digitale », IDC France. Enquête réalisée auprès de 240 entreprises françaises de 200 salariés et plus en janvier et février 2018.
(2) Baromètre Digital Workplace 2018 réalisé par le cabinet de conseil Julhiet Sterwen et l’IFOP.
(3) Étude Gartner Group.


Devoteam, partenaire intégrateur de Microsoft Office 365


L’ensemble du dispositif permet d’assurer:

  • L’accompagnement dans la transformation des équipes et du management avec Office 365. Les experts de Devoteam travaillent de concert avec les collaborateurs pour définir leurs besoins et transformer leurs usages. La gestion du changement se fait en accompagnant toutes les parties prenantes, et grâce à la nomination et la formation d’Ambassadeurs métiers.
  • Le partage de succès et de bonnes pratiques au sein de l’entreprise grâce aux observations des Ambassadeurs et experts de Devoteam.
  • La veille continue auprès de Microsoft et son écosystème par les experts de Devoteam.
  • Un calendrier d’événements pour promouvoir les REX clients
  • L’utilisation de dispositifs d’analyse d’usage et la définition d’indicateurs clés et leur suivi permettent de vérifier la performance des solutions déployées par les équipes de Devoteam et d’en assurer le réajustement continue.

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Guillaume Déprez

Responsable de l’offre Digital Workplace by Microsoft, Devoteam