Dans un premier article (Management visuel : la méthode incontournable pour réussir vos projets IT) , j’indiquais qu’un management visuel sert de support au Daily Meeting de l’équipe, qu’il l’enrichit et le dynamise. Affirmation péremptoire s’il en est, que je vous propose aujourd’hui de détailler.
Un Daily Meeting, c’est quoi ?
La première définition qui se présente est celle des méthodes agiles, et plus particulièrement celle de la méthode SCRUM (https://www.scrum.org/). Le Daily Meeting y est identifié comme un des 5 événements projets incontournables. SCRUM donne quelques éléments sur ce Daily Meeting :
Pas beaucoup de management visuel ici ! Ni même de contenu d’ailleurs. Même la façon de structurer l’événement n’est qu’une simple préconisation (les 3 questions – disparues avec la version 2020 du Scrum Guide). Il s’agit juste de définir un espace de communication réservé à une équipe pour qu’elle puisse se synchroniser, partager ses réussites et ses problèmes, ce qui laisse toute liberté à l’équipe pour s’organiser et valoriser ce Daily Meeting. En revanche, revers de la médaille, cela n’aide pas vraiment dans la pratique. Alors : comment structurer un Daily ? Quelle valeur peut-il apporter ?
L’Obeya (https://fr.wikipedia.org/wiki/Obeya) vient à notre secours !
Heureusement, une autre source d’inspiration existe : l’Obeya de projet, une méthode de pilotage de projet issue de Toyota, lors de création de la Prius. Elle s’appuie notamment sur du management visuel élaboré appliqué au Daily Meeting. Dans sa définition, ce type de Daily est très proche de celui de énoncé par Scrum. Il peut être plus long (jusqu’à 30 mn) et s’adresse à une Core Team plutôt qu’à une équipe de développement. Mais l’Obeya nous apporte surtout un élément majeur qui est absent de Scrum : au-delà du simple espace de communication, elle fixe un but à ce Daily : piloter la création de valeur attendue par le client. Et explique comment y arriver en se basant sur un cercle vertueux :
Cette représentation s’adresse à tout type d’activité. Elle est plus riche et précise que les 3 axes facultatifs évoqués par Scrum. Elle va au-delà de la simple expression individuelle des participants, elle parle du projet, de la valeur et du client. C’est ce qui fait que le Daily d’une Obeya est plus long qu’en Scrum. Voyons cela de plus près.
COMPRENDRE la situation : l’état du projet
Dans un premier temps, il s’agit de partager la situation de façon claire, explicite et transparente. Quelle est la cible du projet, où en sommes-nous, qu’est-ce qui était attendu pour aujourd’hui, qu’avons-nous réussi et qu’avons-nous raté ? Cette étape est fondamentale et c’est là qu’un bon management visuel vous permettra de répondre à ces questions, quelle que soit votre activité : un Kanban agile, un schéma du produit cible, un macro-plan, des KPI internes à l’équipe, un flux tiré, etc…
Cette étape est un moment de partage d’informations qui s’appuie, dans le cadre de l’Obeya, sur la mise à jour du management visuel et sur des échanges autour de ces mises à jour. Cette phase permet à l’équipe de bien assimiler toutes les évolutions de la situation du projet avant d’entamer l’analyse de la situation.
VOIR les PROBLÈMES
Grâce à un état des lieux transparent et complet, on voit forcément apparaître les problèmes que l’on pourra matérialiser sur le management visuel, traditionnellement en rouge : livraison en retard, livrable erroné qui ne passe pas un test, tache oubliée, manque de coordination entre équipes, surcoût,etc… Faire ainsi apparaître les problèmes, physiquement et de façon immanquable, permet de se focaliser sur leur résolution. Car c’est bien la résolution des problèmes qui fera avancer votre projet en débloquant votre flux de valeur. Là encore, intégrer de façon visible les problèmes dans votre management visuel vous permettra d’en tirer toutes les conséquences et donc de vous préparer à agir en conséquence.
AGIR pour éradiquer les problèmes et fixer les objectifs du jour
La troisième étape est donc celle de l’action. Une fois la situation posée et les problèmes identifiés, on peut mettre en place un plan d’action et donner les objectifs :
– Débloquer une situation (1ier niveau de résolution de problème) pour protéger le client
– Initier une résolution de problèmes de style PDCA (https://fr.wikipedia.org/wiki/Roue_de_Deming) par exemple (2ième niveau) en visant l’identification de la source du problème pour l’éradiquer. On gagnera aussi beaucoup à mettre en place un suivi visuel de l’avancement de ces PDCA car elles vont prendre en général un peu de temps.
– préciser ou redéfinir des objectifs atteignables : que devons-nous réussir aujourd’hui ?
Encore une fois, le management tient un rôle central.
Alors, bien sûr, il ne s’agit pas de découper votre daily en trois étapes de 5 ou 10 minutes chacune. L’idée est que chaque membre de l’équipe puisse se servir de ce triptyque comme d’un guide permanent durant la séance, pour que, collectivement, on soit capable de répondre à une multitude de questions :
- Partageons-nous une vraie compréhension commune de l’objectif et de la situation ?
- Sommes-nous tous d’accord avec ce qui est affiché ?
- Sommes-nous dans les temps ?
- Avons-nous identifié et affiché tous les problèmes ?
- Sont-ils pris en charge à travers une phase de résolution et avancent-ils ?
- Quel sujet devons-nous faire avancer aujourd’hui pour satisfaire notre client ?
Le management visuel au coeur du Daily
On le voit, ce triptyque s’appuie énormément sur du management visuel car seul celui-ci permet de partager efficacement une masse d’informations importantes de façon simple. On peut y retrouver la définition d’un produit, un objectif de production, un flux tiré, un macro-plan, un suivi budgétaire, voir un ensemble de tout cela, comme dans une Obeya. Seul un bon management visuel permettra à l’équipe de concrétiser cette démarche Comprendre-Voir-Agir de façon réellement efficace, rapide et confortable. Il est tout de même plus facile de retrouver une user-story (https://fr.wikipedia.org/wiki/Récit_utilisateur) dans un Kanban affiché au mur que dans un tableur de centaines de lignes. Plus simple de voir quelle partie du produit elle concerne et quelles sont les conséquences d’un retard ou d’un défaut.
Un Daily est limité en temps. L’efficacité est donc un facteur vital si on veut le réussir.
Se focaliser sur l’analyse et la prise de décision
Bâtir votre Daily sur ce triptyque COMPRENDRE – VOIR – AGIR s’appuyant sur du management visuel va donc l’enrichir et le dynamiser. Il l’enrichit par de l’information à jour, pertinente,utile et disponible pour tous immédiatement. Par ailleurs, il dynamise le daily meeting car vos objectifs, vos avancées et vos problèmes sont visibles. Cela va vous permettre d’agir rapidement en toute connaissance de cause. Autre avantage, et peut-être pas des moindres dans le cadre d’un Daily Meeting, il vous permet de faire baisser votre charge mentale car vous n’avez plus besoin de conserver une masse d’information importante dans votre cerveau à partir du moment où celle-ci est directement accessible, visuellement, autour de vous. Enfin, votre Daily devient physiquement dynamique : vous vous déplacez d’un tableau à l’autre au gré des discussions, ensembles, et vous êtes concentrés sur l’analyse et la prise de décision plutôt que sur la recherche de l’information au fond de votre PC.
Le management visuel est réellement un formidable outil pour simplifier et accélérer vos Daily Meeting… et bien d’autres choses ! Faites le pas, et vous ne serez pas déçus.
