Suite au premier article FinOps publié par Xiaolin CHENG et Hatim QJANI de la squad Finops de Devoteam Innovative Tech, nous allons aujourd’hui nous concentrer sur la première étape du cycle de vie FinOps : Informer

Première étape du cycle de vie FinOps, elle est primordiale pour établir des fondations robustes dans la gestion des coûts sur le Cloud.

Identifier les parties prenantes Cloud : vos “clients”

Organiser des rencontres avec l’ensemble des parties prenantes est une étape nécessaire pour identifier les objectifs et attentes de chacun et définir les indicateurs clés à mettre en place.

Ces ateliers vont permettre de découvrir le vocabulaire propre à chaque profil, à chaque métier, afin de construire un socle commun basé sur un langage naturel, qui sera ensuite intégré dans les tableaux de bord et reporting FinOps. Un levier important  pour favoriser et améliorer l’efficacité de la communication.

Pour une information pertinente, il convient de comprendre précisément la stratégie technologique de l’entreprise.

Pourquoi développer les usages Cloud, pour quels gains attendus, quelles sont les règles du jeu ? C’est ce que vous devez découvrir !

• Transformation numérique,
• Devenir une “tech company” et développer l’omnicanalité,
• Unifier, rationaliser mondialement le système d’information,
• Déléguer la gestion du cycle de vie des infrastructures, 
• Déléguer la gestion des incidents, problèmes et changements,
• Gérer l’obsolescence,
• Améliorer la sécurité et la conformité des données,
• Remplacer les logiciels propriétaires par des solutions open source,
• Remplacer les solutions monolithiques par des services Cloud native ou serverless,
• Réduire le portefeuille applicatif IT for IT,
• S’aligner avec les concurrents historiques,
• Contrer l’émergence de nouveaux concurrents,
• Développer de nouvelles sources de revenus autour de la donnée,
• Réduire le “Time to Market”,
• Limiter les investissements (Capex),
• Réduire les coûts récurrents d’infrastructure et de logiciels (Maintenance),
• Réduire la masse salariale IT,
• Réduire l’empreinte carbone,
• Gartner a dit Go2Cloud.

« On ne gère bien que ce que l’on mesure » ou plus exactement que ce que l’on connaît, selon les termes de Lord Kelvin. La mesure est liée à un travail de représentation des phénomènes observés.

Quelles sont les informations dont ont besoin les parties prenantes ?

Les équipes IT Cloud

Ce sont  souvent ces équipes qui mettent en place les services partagés de sécurité, de réseaux, de gestions des identités. En plus du monitoring et du maintien en conditions opérationnelles, il est très important de sensibiliser, de responsabiliser celles-ci aux nouveaux modèles de facturation proposés par le fournisseur Cloud, ainsi qu’aux impacts du libre service (C’est eux qui dépensent en partie les budgets sans validation préalable). 

C’est également l’opportunité de réhabiliter la fonction de gestion de la capacité, longtemps délaissée par le passé, en exposant aux équipes IT, le volume et le type de ressources déployées, afin de déterminer s’ils sont en adéquation avec le besoin métier et son budget prévisionnel.

On va donc exposer des tableaux de bord avec des indicateurs essentiellement techniques dans un premier temps, le cloud étant avant tout un méga système d’exploitation : 

• Nombre total et liste des projets déployés,
• Nombre total et liste des services déployés (Compute, Storage, services Paas, DB, API, Network, software,…),
• Nombre total et liste de ressources déployées (modèle et taille de machines virtuelles, type et taille de stockage, localisation,Systèmes d’exploitation et logiciels).

On va ensuite incorporer des données financières et des indicateurs de performance, cette fois pour sensibiliser sur les coûts (réels) et les budgets (prévisionnels). 

• Coût total depuis le début d’année, pour le mois en cours,…
• Répartition par projet des dépenses totales depuis le début d’année,
• Répartition par services des dépenses totales depuis le début d’année,
• Répartition par services des ressources totales depuis le début d’année,
• Taux d’utilisation du budget,
• Calcul du point d’atterrissage en fin d’année, basé sur la consommation actuelle,
• Total dépensé par jour, par heure, par minute, 
• Top 10 : Projets, services, ressources, 
• Les coûts par environnement : limiter au maximum les dépenses hors production. Il vaut mieux éviter de financer excessivement des bacs à sable de développement au détriment de la production.

C’est aussi l’occasion d’exposer les recommandations du fournisseur Cloud et d’organiser les premières optimisations en mode “Quick win”

Mais le Cloud, ce n’est pas que “l’IT for IT”. Il y a d’autres parties prenantes essentielles, non techniques, qui utilisent aussi leur propre langage et qui ont des objectifs différents.

Les sponsorts Cloud : CTO, CDO

En charge de la transformation numérique, du patrimoine applicatif et/ou de la data, ces profils ont plutôt besoin d’une vision de performance financière, où la valeur ajoutée technologique et son impact sur les revenus de l’entreprise doivent être évalués en permanence :

• Time to market,
• Taux d’adoption, taux d’engagement,
• Taux d’obsolescence, part du “patrimoine”,
• Modèle de déploiement et de développement,
• Taux de d’application Cloud native,
• Taux d’adoption et maturité Cloud,
• Stratégie hybride et multi Cloud,
• Impact de la stratégie sur le marché et sur les revenus de l’entreprise.

Finance et contrôle de gestion

Tirer parti de la promesse de transparence afin de continuer à maximiser les dépenses et les investissements, faire des économies, réduire les taxes, passer en mode de gestion capacitaire, sont les objectifs principaux des services financiers.

Par opposition au monde On premise, le cloud fournit des données de consommation détaillées et complètes, permettant une gestion proactive du suivi de la performance financière en temps réel, avec :

• Une organisation proactive de la ventilation des coûts, 
• Un calcul prévisionnel des dépenses, 
• Une construction budgétaire facilitée grâce à l’automatisation,  
• Une refacturation des coûts transparente et équitable basée sur l’usage réel des services,
• Des alertes de dépassement.

Tous ces indicateurs, alimentés en temps réel, permettent d’être rapidement alertés en cas de dérapage budgétaire, et ainsi, de mettre en place les actions de remédiation nécessaires le plus tôt possible.

La mise en place de processus automatiques, fiables et performants apportent mécaniquement des gains de productivité et de compétitivité à l’organisation. Le FinOps participe pleinement à cette amélioration de la performance, grâce aux indicateurs qu’il partage.

Sourcing 

Développer une relation de confiance et équilibrée avec le CSP en mode gagnant/gagnant afin de limiter les effets de dépendance fournisseur est un enjeux fort pour les acheteurs.

Mesurer et connaître précisément ses usages permet de s’armer pour des négociations efficaces, limiter les menaces d’audit logiciels, négocier des conditions particulières pour les services identifiés comme stratégiques pour l’entreprise, garantir une tarification en adéquation avec les standards du marché.

Encore une fois, les acheteurs ont besoin d’indicateurs spécifiques afin de performer dans leurs négociations :

• Performance contractuelle,
• Engagement de dépenses et taux de remise,
• Taux de remise contractuel vs le réel,
• Identification des services stratégiques,
• Identification des services les plus utilisés,
• Condition contractuelles d’utilisation particulière,
• Clause de pénalités,
• Pricing et benchmark.

Quels outils pour informer ces parties prenantes ?

Le travail du FinOps va donc consister à rendre intelligible à tous les profils non techniques les données qui sortent de la console Cloud. 

Les balises

Heureusement, les fournisseurs ont tout prévu. Un système de balises, d’étiquettes, est disponible afin d’enrichir les données projets et techniques avec les données administratives de l’entreprise :

• Master Data Management,
• Livres financiers et budgétaires,
• Organigramme fonctionnel,
• Le référentiel applicatif.

Implémenter un système de balises (Tagging) permet d’uniformiser la communication, en produisant des tableaux de bord basés sur un langage naturel, compréhensible par toutes les parties prenantes.

Gestion des budgets et des alarmes

Des modules de gestion des alertes budgétaires sont proposés par tous les fournisseurs Cloud.

Il s’agit de créer des budgets, associés à un ou plusieurs projets. On définit :

• La couverture budgétaire : 1, plusieurs ou tous les projets.
• Un nom de budget : Mon budget Ecommerce,
• Un montant mensuel à dépenser : 10 000 €,
• Seuils d’alerte : 25% – 50% – 75 % – 100% : 

A chaque palier, un email est envoyé au responsable du budget ! Idéal pour prendre rapidement les bonnes décisions et limiter les dérives.

Les moteurs de recommandations

• AWS : Trusted Advisor 
• Azure : Azure Advisor
• GCP : Recommendations engine

Chaque fournisseur propose des moteurs de recommandations permettant d’identifier des potentielles économies, par exemple, en redimensionnant certaines configurations ou en souscrivant à un engagement longue durée. 

Exploiter ces informations garantit des arbitrages efficaces pour les opérations. Elles fournissent également des recommandations techniques sur la sécurité, la haute disponibilité, la performance, qui permettent d’assurer une bonne expérience utilisateur. 

Une infrastructure optimisée est gage de dépenses maîtrisées : Tout le monde est gagnant.

Les solutions de business intelligence.

C’est le cœur du dispositif FinOps.

Les solutions FinOps “faites maison”

Pour construire vos tableaux de bord FinOps et exploiter vos données, vous pouvez utiliser les API de gestion des coûts, couplées à une solution de Business intelligence :

• AWS : Cost management API + S3 (Stockage) + Insight (Business intelligence)
• AZURE : Cost management API + Stockage + Powerbi (Business intelligence)
• GCP : Billing Export + Bigquery + Datastudio

D’autres outils de business intelligence comme Tableaux ou Looker peuvent être utilisés.

L’utilisation des bases de données NoSQL est parfaite pour manipuler toutes les données FinOps. Créer des vues et des indicateurs spécifiques, faire du calcul statistique et prévisionnel, créer des alertes, des automatismes. 

L’avantage du cloud est également de pouvoir exploiter toute l’interopérabilité des services Cloud en développant rapidement des solutions, des micro applications sur mesure.. C’est la solution la plus “agile”.

Des solutions propriétaires, pour une approche globale en environnement multicloud

De nombreux nouveaux acteurs sont apparus sur le marché depuis plusieurs années, proposant des solutions clés en main pour piloter et suivre les coûts chez tous les fournisseurs Cloud. C’est le cas de solutions telles que : 

• Cloudhealth,
• Flexera,
• Apptio.

Plutôt adaptées aux grandes organisations, acquérir ces solutions permet d’implémenter rapidement une solution FinOps, multi cloud et cloud hybride. On installe, on paramètre, les tableaux de bord sont pré-définis. C’est plug & play. 

Elles possèdent, en outre, des connecteurs capables de s’appuyer nativement sur les outils régaliens (ERP, CRM,…) de l’entreprise, ce qui est un réel atout par rapport à la solution maison.

Par contre, une des limites de ses solutions est parfois son manque de customisation. Il est parfois nécessaire de maintenir des indicateurs “out of the box”.

Mais un des principaux freins est le modèle de tarification de ces solutions, basé sur un pourcentage de dépenses réalisées sur le Cloud. Elles peuvent être accusées d’aspirer une partie des économies réalisées.

Les deux approches se valent et ont chacune des avantages et des inconvénients. Tout est question de stratégie et de taille d’entreprise.

Tout pour optimiser ! 

Ça y est, le décor est planté. Vous connaissez toutes les parties prenantes, vous avez collecté votre consommation Cloud, vous avez enrichi vos mesures avec les référentiels de l’entreprise, les données métier, vous avez intégré des règles de gestion financière, calculé les indicateurs de performance. Les tableaux de bord sont partagés et entre les mains des différentes parties prenantes.

Il ne reste plus qu’à commencer l’analyse, identifier des pistes d’optimisation et à continuer à animer, à développer, à faire rayonner le dispositif d’information FinOps au sein de l’entreprise, à travers l’organisation d’événements tels que des meetup, des REX, des conférences internes.

C’est ce que nous verrons prochainement dans le 2eme volet de nos articles consacrés au cycle de vie du FinOps.