Le lancement de ChatGPT en novembre 2022 a bouleversé les méthodes de travail. Cette innovation a précipité l’arrivée de solutions d’intelligence artificielle (IA) intégrées au digital workplace : Microsoft Copilot, intégré à Microsoft 365, Teams Premium et Bing ; et Google Gemini, assistant IA de Google Workspace.
L’arrivée des IA dans les environnements collaboratifs représente une révolution. Faut-il intégrer l’IA à votre digital workplace ? Si oui, à quelle échelle et pour quels usages ? Et quel outil choisir entre Microsoft Copilot, ChatGPT, Google Gemini et leurs alternatives ? Les experts de Devoteam vous offrent leur perspective sur ces questions.
Des solutions pleines de promesses
Outil d’IA novateur, ChatGPT a rapidement été déployé dans les entreprises. L’objectif de cette adoption hâtive, mais limitée : éviter que les collaborateurs n’utilisent la version publique de la solution, au risque de faire fuiter des données confidentielles. L’apparition de Microsoft Copilot et de Google Gemini, des technologies intégrées aux environnements de travail déjà utilisés par les salariés, est venue rebattre les cartes de l’IA générative en entreprise.
L’engouement autour de Microsoft Copilot, une solution mature, est particulièrement grand. D’ailleurs, de nombreuses organisations ont entrepris de l’expérimenter. Et pour cause, cette technologie est très prometteuse. La nouvelle IA de Microsoft promet en effet d’épauler les employés dans leurs missions quotidiennes pour leur permettre de gagner en productivité et de se concentrer sur leurs tâches à haute valeur ajoutée. En pratique, plusieurs cas d’usage ont déjà été mis en place et validés notamment :
- La synthèse d’échanges de mails dans Outlook
- La rédaction d’emails aidée par l’IA dans Outlook
- Le résumé de documents PDF
- La recherche d’informations dans un corpus documentaire
- Les comptes-rendus de réunions dans Teams
L’adoption de Microsoft Copilot peut augmenter la performance et renforcer l’attractivité de la marque employeur. Toutefois, cette solution présente encore des limites nécessitant une adoption rationnalisée
L’intelligence artificielle de Microsoft en question
Pour les entreprises expérimentant Copilot, mi-2024 marque la fin de la lune de miel. Plusieurs problématiques émergent :
- Un business case difficile à élaborer
Les différentes expérimentations de Copilot réalisées par les organisations ont permis d’identifier les use cases et les fonctions métier pour lesquels l’IA générative présente une valeur ajoutée certaine. Cependant, il reste difficile de quantifier celle-ci. Impossible en effet de mettre directement en perspective le coût de la licence (relativement onéreuse) avec un gain d’efficacité ou de temps.
- Un produit en cours de développement
Microsoft Copilot présente encore des lacunes, notamment dans Excel et PowerPoint, limitant sa valeur ajoutée.
- Des alternatives moins onéreuses
Plusieurs alternatives moins onéreuses, telles que Bing, Copilot dans Teams premium et ChatGPT entreprise, ont déjà été intégrées aux écosystèmes collaboratifs des organisations et répondent de manière satisfaisante aux besoins d’une partie des collaborateurs. Copilot pour Bing est par exemple inclus dans l’environnement Microsoft 365 sans surcoût, tandis que ChatGPT, qui est indépendant, peut être utilisé en équipe à partir de 25 USD par utilisateur et par mois.
- Un révélateur de failles de sécurité
Une mauvaise gestion des données peut révéler des dysfonctionnements et mettre en péril la confidentialité des informations. L’IA de Microsoft a en effet accès aux données de l’écosystème Microsoft 365. Ainsi, si un document confidentiel est peu ou mal protégé, un employé peut avoir accès à son contenu simplement en posant une question au chatbot. Pour assurer la sécurité des données sensibles, il est donc indispensable de mettre en place une bonne gouvernance de la data avant d’adopter la technologie.
Si elles ne doivent pas vous faire renoncer à l’avantage compétitif que représente Microsoft Copilot, ces observations doivent néanmoins vous conduire à rationaliser la trajectoire d’adoption de cette solution nouvelle.
Les clés pour généraliser l’IA dans votre Digital Workplace
Notre conviction est qu’il est important d’intégrer l’IA, en particulier Microsoft Copilot, à votre environnement collaboratif. Cependant, plusieurs précautions doivent être prises pour y parvenir :
- Adopter la technique des petits pas
Déployez Microsoft Copilot de manière stratégique et progressive, en itérations successives. Le coût économique de cet outil, le besoin d’en encadrer les usages ou encore les impératifs techniques qui lui sont associés, notamment en matière de gouvernance des données, doivent vous inciter à suivre la méthode des petits pas.
- Positionner Microsoft Copilot là où il a le plus d’impact
Ciblez les populations où l’IA apporte une valeur reconnue, comme les services juridiques, RH ou de direction qui traitent de gros volumes de documents.
- Panacher les solutions d’IA
Proposez différentes technologies adaptées aux besoins spécifiques de chaque département sans engendrer de coûts excessifs. ChatGPT entreprise, Bing ou encore Copilot dans Teams satisfont par exemple de nombreux cas d’usage courants comme la synthèse de réunion ou l’aide à la rédaction de textes.
- Bien définir les règles de gouvernance de la donnée
Assurez-vous que les règles de gouvernance de la data sont bien définies pour sécuriser les informations sensibles. Cette précaution s’avère nécessaire que vous décidiez d’implémenter Copilot dans Microsoft365 ou non. En effet, qu’elles soient accentuées par l’adoption de Copilot ou non, les failles de données représentent un risque important pour votre entreprise.
- Accompagner les équipes dans le bon usage de l’IA
Il est nécessaire d’accompagner les équipes dans leur adoption. Formez les collaborateurs à l’utilisation des IA génératives et aux règles de gouvernance des données pour maximiser les bénéfices et minimiser les risques. Il convient notamment d’aider les collaborateurs à s’approprier les règles du prompting. Pour faciliter leur acculturation à la technologie, ces derniers peuvent d’ailleurs être impliqués dans la co-construction de référentiels de prompts.
Intégrer l’IA générative dans votre Digital Workplace : ce qu’il faut retenir
L’IA générative, à l’image d’Internet, transforme profondément les méthodes de travail. Parmi les solutions d’IA disponibles, Microsoft Copilot est une solution séduisante et prometteuse. Cependant, en raison de son coût, des cas d’usage encore perfectibles et des alternatives existantes, nous recommandons une adoption ciblée et prudente. Expérimentez cet outil là où il a le plus de valeur, et préparez votre infrastructure et vos équipes en vue d’une utilisation à grande échelle.
Vous souhaitez être guidé dans cette démarche ? Les experts de Devoteam vous accompagnent à chaque étape pour faire de l’IA un levier majeur d’amélioration de l’expérience collaborateur. Contactez-nous !
