La digitalisation des processus métiers est une étape importante de la transformation digitale des entreprises. Le changement de profil des employés avec l’arrivée des millennials en entreprise, l’importance que prend la Data comme un accélérateur business ainsi que la rareté des ressources IT sont des facteurs qui expliquent l’émergence des solutions Low code / no code.
La Power Platform, la plateforme Low code/ no code de Microsoft, connait une croissance fulgurante ces dernières années et beaucoup d’entreprises se posent la question de la déployer à grande échelle.
Si la valeur que peut apporter les solutions Low code/ no code aux métiers est certaine, réussir son déploiement à large échelle reste un défi pour la plupart des entreprises.
Dans cet article, nous allons passer en revue les facteurs clés pour réussir le déploiement de la Power Platform et voir aussi comment maximiser le ROI de ce déploiement. Nous allons conclure cet article avec un retour d’expérience sur la digitalisation d’un processus métier chez un de nos clients du secteur retail et voir comment la Power Platform, comparée à d’autres solutions, peut accélérer la digitalisation des processus avec un meilleur time-to-market et un meilleur coût.
I. Cinq facteurs clés de succès du déploiement de la Power Platform
Réussir le déploiement de la Power Platform passe obligatoirement par une approche structurée qui permettra de monter en maturité sur la plateforme.
Nous avons défini une approche avec cinq facteurs clés pour réussir le déploiement.
1. Définir une vision par rapport aux solutions low code / no code
« Développer X% de solutions avec les plateformes low code / no code dans les 5 années à venir » ou « Permettre aux métiers de devenir acteur de la transformation et de développer par eux même des solutions avec les plateformes low code / no code». Des visions similaires permettent à l’entreprise de s’organiser et d’allouer les ressources et les investissements nécessaires pour atteindre l’objectif défini.
Cette vision doit être accompagnée par un sponsorship fort du management afin qu’elle soit partagée par l’ensemble des acteurs IT et métiers et aussi pour lever tous les freins techniques ou organisationnels à son exécution.
2. Mettre en place une gouvernance centrale
L’IT doit se positionner comme le garant du service / la plateforme Power Platform. Ce positionnement passe, dans la plupart des cas, par la mise en place d’une équipe centralisée qui porte ce sujet et devient l’interlocuteur unique de tout l’écosystème : Microsoft en tant qu’éditeur, équipe Architecture, sécurité, accompagnement utilisateur… dans la majorité des cas, l’équipe porte le nom centre d’excellence Low code / No Code et a pour rôle de définir les processus ainsi que les règles de gestion de la plateforme.
3. Définir un delivery modèle adapté au contexte de l’entreprise
A travers le de la Power Platform, les entreprises cherchent à se doter d’une plateforme capable de permettre à différents profils, développeurs professionnels et utilisateurs métiers, de créer rapidement des applications robustes et durables tout en respectant l’ensemble des standards et règles définis en interne.
Le défi, avec ce modèle de delivery décentralisé et producteur d’un grand nombre d’applications, est de s’assurer que seules les applications réellement utilisées sont présentes dans la plateforme, que les applications critiques soient identifiées et gérées en tant que telles et qu’elles bénéficient des processus de supports applicatifs standards en vigueur dans l’entreprise. Il ne s’agit pas de créer des processus exceptionnels pour les solutions Power Platform, mais de les intégrer de manière transparente dans l’écosystème applicatif de l’entreprise.
4. Définir des règles de sécurité adaptées au contexte de l’entreprise
La richesse des connecteurs qu’offre la Power Platform est un accélérateur du cycle de développement d’applications. Ces connecteurs permettent aux applications de se connecter aux différents systèmes de l’entreprise qu’ils soient on-premise ou dans le cloud.
Cette intégration des données doit être contrôlée à travers des politiques de sécurité, appelées politiques DLP dans la Power Platform. Ceci, afin de répondre aux exigences de sécurité de l’entreprise en termes de protection des données, ainsi que permettre une flexibilité aux métiers, qui ont des besoins d’intégration avec des plateformes externes, de le faire tout en limitant la surface d’exposition (équipes marketing qui doivent utiliser le connecteur Twitter par exemple).
Une fois que les politiques de DLP et les processus de gestion des exceptions ont été définis avec les équipes de sécurité et d’architecture, il faudra se pencher sur la stratégie de gestion des environnements.
Les environnements sont des conteneurs géolocalisés qui permettent d’héberger les solutions Power Platform. Cette stratégie de gestion des environnements doit permettre de gérer des environnements partagés à destination des directions régionales ou métiers, à isoler des applications critiques ou des applications nécessitant des politiques DLP particulières.
5. Mettre en place un plan d’accompagnement des utilisateurs spécifiques à la Power Platform
L’accompagnement des utilisateurs est un facteur important pour la réussite du déploiement de la Power Platform. Afin d’être efficace, la stratégie d’accompagnement des utilisateurs doit cibler à minima trois types de populations :
- Les end users : ce sont les utilisateurs qui vont utiliser les solutions Power Platform et qui ont besoin d’être accompagnés afin de maitriser l’usage.
- Les citizens developers : Ce sont des utilisateurs métiers qui vont devenir acteurs de la transformation digitale et qui devront développer des solutions pour eux même et pour leurs équipes. Pour cette population, il est important de définir des parcours de formation et certification interne afin de leur permettre de développer des solutions compatibles avec l’ensemble des règles en vigueur.
- Les développeurs professionnels : cette population est composée majoritairement de consultants externes à l’entreprise. Ils ont l’expertise technique et interviennent sur des périodes plus au moins longues pour le compte de l’entreprise. L’accompagnement spécifique pour cette population a pour objectif de leur partager l’ensemble des principes d’architectures et règles de développement. Ceci, afin de leur permettre de créer des solutions compatibles avec l’environnement de l’entreprise.
En plus des plans d’accompagnement ciblés à destination de ces populations, il est important de travailler sur un site de communication centrale et qui permet de communiquer sur l’ensemble des success stories, les processus applicables aux solutions Power Platform ainsi que les ressources partagées.
En plus du site de communication, un espace communautaire de type Yammer, Teams ou toute autre solution de collaboration sociale doit être mise en place pour animer ces populations et répondre à leurs questions.
La mise en place de l’ensemble de ces recommandations représente un investissement important pour l’entreprise en termes de licences, d’expertise et d’accompagnement des utilisateurs. Cette approche garantit un déploiement réussi permettant à l’entreprise d’atteindre un niveau de maturité élevé. Ce qui lui permet de supporter des milliers de solutions Power Platform de manière efficace.
II. Evaluation du ROI de la Power Platform
L’évaluation du ROI des projets IT est une tâche très complexe et souvent accompagnée d’hypothèses peu vérifiables et avec beaucoup d’approximations.
En ce qui concerne le déploiement de la Power Platform, plusieurs études ont été menées par des grands cabinets de conseils (Forrester par exemple) et qui avancent des chiffres de ROI assez importants : ROI de 502% dans la dernière étude du FORRESTER (A Forrester Total Economic Impact™ Study Commissioned By Microsoft, February 2021).
Si l’apport de valeur de la Power Platform est démontré sur le terrain, il est très difficile de l’évaluer avec justesse.
L’évaluation du ROI d’un projet IT passe par l’évaluation de quatre éléments :
L’amélioration de l’efficacité
Peter Durcker, un scientifique du 19ème siècle disait : « if you cannot mesure it, you cannot imporove it ». Un processus métier géré à travers des échanges de mails et de fichiers ne pourra pas être supervisé ou monitoré, par conséquent, les possibilités d’amélioration sont limitées. La digitalisation du processus avec une solution Power Platform permettra, à travers un investissement limité, de monitorer et de mesurer la performance de l’ensemble des étapes du processus et ainsi de l’améliorer. Si on additionne l’apport de la digitalisation des processus aux capacités d’automatisation de la Power Platform, l’apport en termes d’efficacité sera facilement démontrable.
La réduction des coûts
La réduction des coûts associés à la digitalisation des processus métiers peut être analysée sous différents angles :
- Réduction de la charge de travail : la digitalisation d’un processus métier est souvent accompagnée d’une réduction significative de la charge de travail nécessaire au traitement de ce processus. Cette réduction est due à l’automatisation et la simplification des traitements de ce processus.
- Réduction des coûts d’exploitation : Dans certains cas, la Power Platform remplace un outil existant. La Power Plaform permet, à travers la simplicité et la rapidité de mise en œuvre des solutions et de l’agilité qu’elle offre, de réduire significativement les coûts d’exploitation de ces solutions (coûts de licences, de MCO, d’infrastructures…)
La réduction des risques
La digitalisation des processus métiers permet d’introduire facilement des contrôles métiers dans l’ensemble des phases du processus, réduisant ainsi le risque d’erreurs et de violation des règles métiers. Elle permet aussi de garantir une traçabilité de l’ensemble des étapes des processus et ainsi améliorer la conformité.
III. Use case : le ROI de la Power Platform observé au sein d’une entreprise du secteur retail
Notre use case concerne un client du secteur du retail qui a souhaité digitaliser un processus de commande d’articles de ses usines et de les livrer dans différentes zones régionales de distribution. Le processus gère aussi la partie financière au niveau de la solution SAP.
Les différentes demandes et approbations de ces commandes étaient gérées par email et à travers des comités hebdomadaires.
Quelques chiffres :
- 30.000 commandes annuelles gérées par les équipes
- 80 heures de travail hebdomadaire étaient nécessaires pour traiter l’ensemble des commandes
Irritants métiers :
- Processus complexe
- Le traitement des commandes est très consommateurs en ressources
- Le traitement des erreurs liées aux règles métiers au niveau de SAP est assez complexe
- Le délai de traitement des commandes est aléatoire
Objectif du projet :
- Expérience utilisateur
- Améliorer l’expérience utilisateurs
- Avoir la visibilité des stocks
- Anticiper les erreurs métiers avant l’intégration dans SAP
- Optimisation du workflow
- Réduire le temps de traitement des demandes
- Réduire le transport
- Réduire le stockage local et les transferts
- Réduire l’empreinte carbone liée au transport (transport terrestre, maritime et aérien)
- Réduire la complexité
- Amélioration de la conformité
- Automatisation des approbations
- Limitation des risques liés à l’utilisation des données personnelles
Quelle solution proposée ?
La solution consiste à développer une plateforme e-commerce like afin d’exposer le catalogue de produits (50.000 produits) et de gérer le workflow de validation opérationnelle et financière des commandes.
Afin de réaliser ce processus, deux solutions ont été étudiées et comparées :
• La Power Platform : Une application Power Apps connecté à une base de données Dataverse avec une synchronisation des données depuis SAP.
• SAPUI5 HTML pour le front SAP Gateway pour le développement backend
La comparaison des deux solutions a démontré que la solution Power Platform permettait de :
• réduire le délai de réalisation de 50%
• réduire le coût de réalisation de 70%
Pour conclure, si aujourd’hui il y a une nécessité de s’emparer des plateformes Low code/ no code pour répondre à la demande grandissante en digitalisation des processus métier, il faut absolument le faire d’une manière structurée afin de garantir un déploiement maitrisé et offrir un service de qualité aux différents profils d’utilisateurs.
