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Le Repository : les ingrédients du succès

Repository : les ingrédients du succès

Le Repository… Référentiel de votre connaissance utilisateur. C’est un asset précieux pour vos activités d’études et de recherches dont la finalité est bien plus stratégique qu’il n‘y paraît. Loin d’être un simple outil, ses bénéfices sont multiples. Comment procéder ? Comment le mettre en place ? Nos conseils… 

Dans un précédent article consacré aux enjeux du partage de la connaissance utilisateur, nous avons vu que la mise en place d’un Repository – c’est à dire un référentiel structuré de connaissance utilisateur – consiste moins à implémenter un outil qu’à concevoir de meilleurs moyens de partager cette connaissance, et d’améliorer la prise de décision des équipes produit.

Dans cet article, vous allez découvrir les ingrédients nécessaires à l’implémentation réussie d’un Repository au sein de votre organisation. 

Un sponsor pour engager, un binôme PO/UX pour avancer

Mettre en place un repository nécessite d’avoir un sponsorship bien identifié. À savoir une personne qui aura l’influence suffisante pour embarquer les collaborateurs concernés dans l’aventure, quel que soit leur degré de contribution.

Il s’agit de convaincre les collaborateurs des bénéfices de la démarche, mais aussi de les inviter potentiellement à changer leur façon de faire en termes de structuration, recueil et analyse de la donnée. Vous l’avez compris, la validation du top management est un prérequis pour engager les acteurs dans la démarche.

Nous préconisons d’identifier un noyau de collaborateurs déjà acculturé à la recherche utilisateur pour porter le projet. Il saura et pourra promouvoir les bénéfices de l’approche, mais aussi consacrer le temps nécessaire à son déploiement. La désignation d’un binôme PO/UX  (pour rappel : Product Owner et UX Designer) est recommandée pour déployer la démarche dans la mesure où ce sont les acteurs les plus directement impliqués dans la conception produit !

Définir les ambitions et les bénéfices

Les besoins de chacun diffèrent selon son rôle au sein de l’organisation. Il s’agit donc d’identifier les interlocuteurs clés dès le début et de définir avec eux :

  • ce qui les motive dans la conception d’un repository et leurs attentes ; 
  • les bénéfices attendus et les marqueurs de réussite du projet dans le temps ;
  • la façon dont ils “consomment” les données utilisateur, c’est à dire comprendre la façon dont les données sont collectées et comment les décisions sont prises ;
  • ce que les collaborateurs recherchent et la manière dont ils utiliseront la donnée centralisée
  • quels pourraient être les pièges ou les raisons de l’échec de ce produit…

Cette étape est primordiale afin de définir la feuille de route de votre produit et l’ambition globale que vous lui portez. Vous avez en effet plusieurs “niveaux” de Repository selon le degré de maturité de votre organisation, les enjeux à solutionner et les attentes associées. Il convient en effet de placer le curseur au bon endroit pour apporter la bonne réponse aux besoins des collaborateurs.

Votre organisation a-t-elle besoin en premier lieu d’un espace pour partager les résultats de vos études :

  • sous formes de rapports ?
  • sous formes d’enseignements (insights) individuels ?

Ou votre organisation est-elle prête à mettre en place un espace global de collaboration pour gérer toute votre recherche et sensibiliser à la valeur de la connaissance utilisateur ? Selon vos besoins et ambitions, vous aborderez en effet les tâches à réaliser différemment. 

Renforcer le travail collaboratif des équipes : définir les cas d’usage et les rôles

Plusieurs tâches et rôles peuvent intervenir dans la vie du Repository, selon le besoin du collaborateur concerné :

  • collecter de la donnée
  • analyser la donnée
  • visualiser la donnée
  • administrer le produit

Dans ce cadre, il vous faut déterminer les différents cas d’usage et rôles qui vous permettront de spécifier l’articulation de la collaboration des équipes. Quelques exemples :

  • “En tant que Researcher, je veux améliorer la façon dont je réalise mon analyse afin de fournir des enseignements de meilleure qualité.”
  • “En tant que Researcher, je veux mieux partager les résultats de mes recherches afin que la connaissance soit diffusée au-delà de mes pairs.”
  • “En tant que PO, je souhaite connaître les différents insights liés à mon produit afin de prendre les bonnes décisions basées sur des données concrètes.”

Et pour les autres métiers de votre organisation non impliqués directement dans la conception produit, mais en contact plus ou moins direct avec les données utilisateurs :

  • “En tant que responsable e-commerce, je souhaite être prévenu des nouveaux insights concernant mon magasin France afin de mettre en place des actions de fidélisation”
  • “En tant que responsable service client, je souhaite partager les remontées des utilisateurs afin que les équipes produit soient informées”…

C’est la raison pour laquelle déployer un Repository est un travail collaboratif ! Vous avez besoin de prendre en compte les besoins, les contraintes et enjeux des équipes impliquées dans le projet, ainsi que le contexte d’usage. Comme un véritable produit BtoE.

Choisir l’outil

C’est maintenant (et seulement maintenant !) que vous pouvez choisir l’outil qui répondra aux ambitions de votre organisation etaux cas d’usage définis et priorisés.

Tips : n’oubliez pas d’inclure les aspects juridiques et de conformité dans votre prospection afin que l’outil que vous choisirez réponde bien aux critères de confidentialité et de sécurité de votre organisation !

Le marché propose aujourd’hui 2 grands types d’outils de Repository :

  • les outils de recherche dédiés à l’analyse des études, exploitables comme moyen de centraliser la connaissance : Aurelius, Condens.io, Dovetail, EnjoyHQ…
  • les outils génériques de gestion de la connaissance utilisés dans divers contextes et applicables au domaine de la recherche utilisateur : Almanac.io, Airtable, Coda.io, Confluence, Notion.so…

Chez Devoteam nous sommes agnostiques : les outils que nous vous recommandons sont ceux qui correspondent le mieux à vos besoins, et ils sont peut-être même déjà en place chez vous ! Les  fonctionnalités types et très utiles offertes par ces outils :

  • collecter des données (saisie manuelle, transcription, intégration avec d’autres outils)
  • aider à l’analyse et la recherche des données 
  • partager un résultat actionnable (de type insight et/ou rapport)
  • structurer la donnée selon l’approche Atomic Research
  • l’utilisabilité et la convivialité globale de l’outil

Tous ces éléments doivent être minutieusement évalués dans le choix de votre outil pour être adopté au mieux par vos équipes ! 

Évoluer de façon progressive et itérative

Vous avez maintenant sélectionné votre outil et vous avez défini les rôles au sein de votre organisation et les cas d’usage associés… Vous êtes prêt.e.s pour construire la première version de votre Repository ! 

Le Repository évolue au fur et à mesure, il se construit dans le temps. Comme tout produit digital, il s’agit de commencer petit et de se donner des objectifs réalistes et atteignables, en prenant en compte les remontées des utilisateurs du Repository et l’évolution de leurs usages pour que chacun se l’approprie.

Enfin et surtout, veillez bien à ce que votre Repository réponde bien à sa mission première : améliorer la prise de décision des équipes produit avec de la donnée organisée, priorisée et actionnable. Grâce à lui, vos insights seront plus impactants et vous romprez définitivement  les barrières entre research et produit.

Consulter notre précédent article : Le Repository, ciment de la connaissance utilisateur au bénéfice du produit