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Animer une communauté de pratique agile via Klaxoon

Au sein de la squad Agile@Scale (Devoteam Innovative Tech), une initiative essentielle est notre communauté de pratique agile afin de partager nos connaissances, résoudre des problèmes, monter en compétences et développer notre réseau d’expert.es. Nous avons besoin d’animer cette communauté, déclinée au niveau régional et national, en nous affranchissant des frontières géographiques. 

Pourquoi ? 

Dans un objectif de performance, nous cherchons à capitaliser sur nos supports Klaxoon pour les intégrer à des kits d’animation facilement réutilisables et adaptables.

Nos communautés de pratique ayant atteint un niveau de maturité opérationnelle, les activités interactives au format Klaxoon contribuent au maintien de l’engagement des communautés de pratique.

Quoi ? 

Klaxoon est rapidement devenu une solution centrale de nos communautés, permettant notamment d’animer les événements suivants :

  • Le Kick-off annuel, session de 2h, comporte plusieurs objectifs, facilités par les fonctionnalités du Board, tels que  l’icebreaker, le networking, le brainstorming en sous-groupes ou encore la définition du premier backlog.
  • Les Bi-weekly sont des points de suivi, en sous-groupes régionaux ou en groupe élargi France (différents sujets comme la formation avec PSM1, des capsules en ligne, un kit formation, les interventions, etc.)
  • La Démo mensuelle par les membres de la communauté France permet de partager à un public élargi nos avancées en termes d’agilité
  • Les Rétrospectives trimestrielles régionales sont l’occasion d’effectuer des bilans intermédiaires afin d’améliorer les pratiques de nos communautés 

La Rétrospective annuelle regroupe toute la communauté agile France pour réaliser un bilan global, célébrer nos succès de l’année écoulée, et nous projeter vers celle à venir.

Qui ?

Les membres de nos communautés de pratique sont répartis selon leur niveau d’engagement et contribution.

Le Coeur est constitué des animateur.rices, du sponsor ainsi que de la communication & marketing.

Les Actifs représentent les membres des communautés régions et France au sein d’Innovative Tech.

Les Occasionnels, quant à eux, sont des personnes intervenant ponctuellement sur des sujets spécifiques.

Les Périphériques rassemblent des membres d’autres entités Devoteam, ainsi que des personnes pouvant évoluer vers d’autres niveaux d’engagement plus importants.

Les Transactionnels comprennent des invité.es à des événements, leur engagement est relativement faible.

Comment ?

Klaxoon nous permet de faciliter la co-construction du backlog ainsi que la collaboration sur les différents sujets que les membres choisissent de prendre.

Pour les événements basés sur l’idéation tels que le Kick-off et les rétrospectives, nous utilisons les activités Board afin de faciliter en direct les phases de divergences/convergences, ainsi que Question Live pour le ROTI. Ces phases ont notamment pour objectifs de renforcer nos liens et enrichir notre backlog (Kanban).

Dans la continuité, les ateliers de partage en sous-groupes s’effectuent principalement sur Board afin de favoriser les interactions des membres, y compris en asynchrone.

S’agissant des kits de formation, nous combinons les Sessions pour l’orchestration des slides et des activités : les Boards et Questions Live sont utilisés pour les ateliers, tandis que les Quiz sont privilégiés pour les examens blancs. 

Pour capitaliser sur nos supports, nous créons des templates à partir de toutes nos activités et les publions dans les networks dédiés à nos communautés de pratique.

Lorsque des supports sont pertinents pour l’ensemble des domaines d’expertise, ils sont publiés dans le network global, accessible à tous les Devoteamers.

Où ?

L’un des points forts de Klaxoon est son efficacité autant en présentiel qu’à distance, ce qui nous permet de nous affranchir des limites géographiques et même temporelles lorsqu’il est utilisé en asynchrone.

Pour nos événements en ligne, l’utilisation simultanée de Google Meet + Klaxoon + Trello se révèle particulièrement pertinente.

Pour des workshops en présentiel, notamment en sous-groupes, nous bénéficions de différents sites Devoteam.

Enfin, lorsque nous travaillons en sous-groupes de communautés régionales, une partie des ateliers est animée en présentiel, l’autre via les Boards Klaxoon.

Côté animateur.rices

Pour les animateur.rices de communauté de pratique agile, Klaxoon est un outil qui permet de recréer en distanciel le même niveau d’interaction des ateliers et rituels effectués en présentiel.

Dans nos ateliers en sous-groupes, pour des activités telles que Board, nous utilisons la visioconférence intégrée à Klaxoon, ce qui simplifie le travail d’animation par l’usage d’une solution unique. 

Lorsqu’une communauté est opérationnelle, les animateur.rices s’assurent aussi de sa pérennité. Pour ce faire, les feedbacks des participant.es sont vitaux : en direct durant les ateliers à l’aide de Questions Live ou au cours des rétrospectives animées avec des Boards. Les membres sont également sollicités par des votes concernant le mode opératoire de chaque communauté avec des Sondages en parallèle d’autres activités.

Côté participant.es

La variété des activités et leur centralisation sur Klaxoon rendent l’animation très appréciable, cela rythme bien les sessions et incite à participer en se concentrant sur les contributions. De plus, se connecter via une URL ou un code est un réel confort, facilitant grandement l’accès aux activités, depuis un ordinateur, une tablette ou un mobile.

Lors des kick-off, les interactions sur Klaxoon favorisent l’émergence de nouvelles idées, par et pour les participant.es. Le fait de pouvoir donner un avis impactant (en direct ou ultérieurement) et d’être entendu, est une source de motivation et de satisfaction supplémentaire.

Nos Next Steps

Afin de faciliter la centralisation des idées dans notre backlog après chaque atelier, nous utiliserons l’intégration entre Klaxoon et Jira.

Nous prévoyons par ailleurs d’augmenter l’utilisation de Klaxoon comme support de formation pour maintenir l’intérêt et favoriser l’engagement grâce à la variété de ses activités. 

Dans un contexte où le télétravail partiel est devenu la norme, Klaxoon est un composant essentiel du travail collaboratif hybride synchrone et asynchrone.

Auteurs

Alexis Auger

Squad leader Agile@scale chez Devoteam Innovative Tech

Squad leader Agile@scale chez Devoteam Innovative Tech et co-fondateur de la communauté de pratique agile Devoteam Ile-de-France créée depuis plus de 3 ans. Après 8 ans de développement informatique dans divers secteurs j'ai rejoins Devoteam il y a plus de 5 ans en tant que Scrum Master. Je suis désormais un coach agiliste enthousiaste convaincu des bienfaits d'une communauté de pratique de vivante chez Devoteam.

Auteurs

Steven Kang

Lead Consultant Scrum & Change Tech Lead Agile@Scale

Consultant avec 10 ans d’expérience en communication, conduite du changement, gestion de projet et agilité, j'accompagne depuis 2 ans Danone dans son passage à l'agilité en tant que Devoteamer. Séduit par les opportunités qu’apportent les pratiques collaboratives, l’agilité et le Low Code No Code, je suis convaincu que les relations humaines représentent le principal facteur de réussite de tout projet.