Dans un contexte économique volatile, l’agilité financière est devenue essentielle, et les Directions des Systèmes d’Information (DSI) sont de plus en plus intéressées par les initiatives visant à optimiser leurs coûts. Elles doivent en effet proposer des services informatiques de qualité, adaptés aux besoins métier, et ce, au bon prix. À défaut, les DSI risquent de faire face à une pression forte pour externaliser une partie de leurs activités et perdre les connaissances associées sur le long terme.
Cette problématique vous concerne ? Dans cet article, les experts de Devoteam vous partagent des bonnes pratiques à suivre pour amorcer une démarche d’optimisation financière visant à prioriser les investissements informatiques sur la valeur Métier et la gestion de la dette technique.
Mesurer et comprendre sa consommation budgétaire actuelle
La collecte et l’analyse des budgets peuvent être entravées par des données incomplètes, dispersées ou mal structurées. Mesurer le retour sur investissement (ROI) métier de manière précise pour chaque projet, tout comme disposer d’une vue globale de l’écosystème informatique avec ses investissements (coûts directs et indirects) constituent un vrai défi. C’est pourquoi les processus de collecte des données financières et mise en qualité doivent être surveillés de près. Cela exige une approche méthodique afin de garantir une analyse des budgets et de leur allocation pour une prise de décision optimale.
Pour optimiser les budgets de l’IT, il est donc essentiel de commencer par une évaluation objective de la répartition des budgets, de leur niveau de consommation, au regard des priorités de la DSI et des Métiers. Dans cette perspective, il convient en premier lieu de définir des indicateurs budgétaires et de définir leurs attributs (nature comptable, type, département, projet, criticité, etc.). Pour être éloquents, ceux-ci doivent être opérationnels, mais aussi financiers.
Chaque département de la DSI, voire équipe, selon la gouvernance budgétaire en place pourra :
Des outils digitaux, tels que Power BI et Tableau, permettent de réduire la charge de travail associée à cette démarche de reporting et de la pérenniser. Ces logiciels présentent plusieurs avantages : ils facilitent la remontée d’informations (issues généralement de SAP ou de logiciels Achat), automatisent les calculs et fluidifient le suivi des indicateurs.
Identifier des axes d’amélioration prioritaires
L’élaboration d’une feuille de route basée sur l’analyse des indicateurs budgétaires au regard des besoins métiers nécessite une planification minutieuse. La flexibilité et l’agilité de la DSI pour investir efficacement les ressources tout en contribuant à la réussite globale de l’entreprise sont des défis importants à relever.
Après avoir livré une analyse régulière et approfondie des budgets, les départements doivent identifier des axes d’optimisation ou de ré-allocation prioritaires. Pour cela, il leur faut définir des scénarios d’évolutions et s’assurer de l’impact positif de la réduction ou de la ré-allocation des budgets du numérique sur la performance globale de l’organisation. Concrètement, la DSI doit :
- Mettre en exergue les ressources engagées pour chaque projet et le retour sur investissement (ROI) généré au niveau de l’entreprise. En procédant de la sorte, les projets digitaux des Métiers et les projets propres au SI peuvent être comparés au regard des priorités de l’entreprise.
- Développer une relation forte avec tous les Product Owners pour être au plus proche des besoins Métiers et mieux anticiper et appréhender les exigences spécifiques de chaque projet. Ce rapprochement permet à la DSI d’identifier certains périmètres projet pouvant être mutualisés, ou ré-utilisés à des fins d’optimisation du budget IT.
En établissant une feuille de route basée sur ces observations, la DSI, via l’ensemble de ses départements, peut assurer une plus grande flexibilité et agilité et garantir un investissement de ses ressources optimal pour contribuer à la réussite globale de la société.
Passer à l’action en embarquant les parties prenantes
Assurer une conduite du changement efficace pour mettre en œuvre rapidement les mesures demande en général de la flexibilité et surtout de la persévérance. Il est essentiel de prioriser les mesures en fonction de leur rapport effort-valeur. Diffuser et faire appliquer les bonnes pratiques, instaurer une culture de pilotage par les indicateurs sont des changements qui peuvent également rencontrer des résistances au sein de l’organisation.
La dernière étape pour optimiser les coûts IT consiste bien entendu à passer du constat à l’action. À ce stade, nous conseillons aux DSI de :
- Commencer par adopter les mesures présentant le meilleur ratio effort/valeur. Ces actions améliorent la gestion et l’optimisation des budgets IT de manière ciblée et rapide. En général, on retrouve 3 grands leviers présentant un rapport effort / valeur optimal :
- sur les applications : la politique et la gestion des environnements hors production
- sur les infrastructures : l’architecture de la landing zone sur le Cloud Public pour une consommation raisonnée des services des Cloud Service Providers (AWS, Microsoft, Google par exemple)
- sur les services à l’utilisateur : le coût des matériels et des licences peut être rapidement optimisé par des actions “coup de poing” (inventaire, revue de la politique de dotation)
- Encourager la culture de pilotage économique des activités à tous les niveaux. La DSI doit favoriser l’émergence d’une culture de pilotage économique de l’activité au sein de l’organisation. De cette manière, la DSI gagne en crédibilité auprès des parties prenantes, notamment auprès des équipes finance et du contrôle de gestion, et s’affirme comme un acteur clé dans la réalisation des objectifs d’entreprise.
- Faire évoluer le fonctionnement interne et assurer la conduite du changement. La mise en place d’une organisation et des processus dédiés au pilotage économique, associés à la clarification des rôles et des responsabilités de chaque acteur, favorise la mise en œuvre des mesures et maximise leur impact.
- Suivre de près les résultats obtenus, ajuster les orientations, améliorer en continu le reporting et la qualité des analyses permet de maintenir un niveau de maturité constant du pilotage économique.
- Aligner les investissements informatiques avec la valeur apportée aux Métiers.
Ce qui faut retenir :
Il devient primordial pour les DSI de démontrer leur valeur en concentrant leur budget sur les priorités de l’entreprise et des Métiers tout en questionnant les leviers d’optimisation de leur coût. Cette approche holistique de l’optimisation des coûts du numérique va au-delà de la simple réduction des dépenses informatiques, elle vise à créer une synergie entre efficacité financière et création de valeur pour les Métiers.
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